SPECIALISTEN IN COACHING, TRAINING EN BELEVING
VOOR BEDRIJVEN, OVERHEDEN EN ORGANISATIES.
INFORMATIE
Bel Totaalcoaching075-7112820     mail sturenfacebook TotaalcoachingLinkedIn TotaalcoachingTwitter TotaalcoachingInstagram Totaalcoaching

Verhalen uit de praktijk:

artikel

De bevlogenheid van de afdeling Ruimtelijke Zaken.

Het team:

De afdeling Ruimtelijke Zaken van een middelgrote gemeente is als volgt samengesteld:
Vergunningen, 6 mensen, inclusief leidinggevende.
Ruimtelijke Plannen, 5 mensen, inclusief leidinggevende.
Juridische zaken, 6 mensen, inclusief leidinggevende.
Handhaving, 7 mensen, inclusief leidinggevende.
Communicatie, 3 mensen, waarvan er een de senior is.

De afdeling wordt geleid door een directeur. Het MT wordt gevormd door de afdelingshoofden en de directeur. Als het nodig is sluit de senior medewerker van Communicatie aan bij het overleg.

De probleemstelling

Na de verkiezingen in mei is een nieuw college van B&W gevormd, bestaande uit ervaren en nieuwe wethouders van verschillende partijen. De nieuwe Wethouder ruimtelijke ordening is een frisse dame met veel ambitie. Met een aantrekkende economie is de roep om herstructurering en nieuwe woningen heel groot. Met het aantreden van het nieuwe College ziet de directeur veel uitdagingen en mogelijkheden om zijn afdeling verder te laten groeien. Er komt meer budget vrij na jaren van bezuinigen en oude ruimtelijke plannen kunnen weer tevoorschijn worden gehaald. Ook het Rijksbeleid zet stappen in de positieve zin.

De sfeer op de afdeling is al een paar jaar aan het verslechteren. Dit uit zich in veel geklaag over werkdruk, negatieve reacties tijdens werkoverleg etcetera. Zowel College als directie denken, dat de oorzaak ligt in de jarenlange bezuinigingen. Zij verwachtten dan ook, dat de sfeer snel zou verbeteren. Niets is echter minder waar. Net voor de vakantieperiode meldt een van de afdelingshoofden ziek langdurig ziek met Burn out achtige verschijnselen. Iedereen (ook zij zelf) dacht, dat ze na een fijne vakantie weer zou beginnen. Dat bleek absoluut niet aan de orde. Sterker nog, er meldden zich nog 2 mensen ziek met verschijnselen van overspanning. Ook de onderlinge verstandhoudingen op de afdeling vertonen nog geen verbetering en worden alsmaar slechter.

Het managementteam is naarstig op zoek naar oplossingen voor de ontstane problemen.

Gevraagd wordt een onderzoek te doen, resulterend in een plan van aanpak.

Totaalcoaching doet een uitgebreid werkplekonderzoek. Naast het in kaart brengen van de organisatie vinden er gesprekken plaats met iedere medewerker afzonderlijk. Doel is de verschillende ziekmakende stressoren te benoemen. Niet alleen intern, maar ook de externe factoren zijn hierbij belangrijk. Denk ook aan (werk)relaties, verborgen agenda's en de invloed van privé omstandigheden op het functioneren binnen het team.

Uit het onderzoek kwam onder andere naar voren dat:

  1. Een van de gevolgen van de bezuinigingen is geweest dat er veel kennis en ervaring is vertrokken.
  2. De huidige bezetting nog onvoldoende ervaren is, om alle ambities op de juiste waarde in te schatten.
  3. De nieuwe wethouder weliswaar intelligent, fris en ambitieus is, maar weinig bestuurlijke ervaring heeft.
  4. De hoge ambities van iedereen veroorzaken extra druk op de wijze van externe communicatie.
  5. Oude plannen doen herleven heeft ook negatieve effecten. Oude bezwaren bij burgers  en bedrijfsleven herleven ook, met alle gevolgen van dien
  6. Mede door de bezuinigingen passen functies en taken lang niet altijd meer bij de capaciteiten en interesses van de medewerkers
  7. Verder komt er heel wat oud zeer naar boven onderliggende irritaties zijn vaak niet goed uitgesproken met elkaar
  8. De nodige privé problemen, welke van invloed zijn op het functioneren op de afdeling, zoals financiële problemen, scheiding en mantelzorgtaken.
  9. Hier en daar ontbreekt het gevoel van bestuurlijke verhoudingen. Daardoor ontstaan beloftes, die niet waargemaakt kunnen worden
  10. Ook worden burgers en bedrijven steeds mondiger, hetgeen de vraag naar een kwalitatief goed product doet toenemen
  11. Er is een enorme cultuur ontstaan van elkaar verwijten, angst voor baanverlies en verborgen agenda's.

Het plan van aanpak kent de volgende aanbevelingen.

Per afdeling wordt een slag gemaakt in de optimalisatie van de werkwijze. Hiervoor wordt het businessmodel Canvas met elkaar uitgewerkt en geïmplementeerd. Om de interne en externe communicatie te verbeteren worden er een aantal dagdelen trainingen georganiseerd.

Ter verbetering van de werksfeer en de onderlinge verstandhoudingen vinden er iedere twee weken Workshops over samenwerking, motivatie en enthousiasme plaats, maar ook onderwerpen als anti stress en Burn out preventie komen uitgebreid aan de orde.

Specifiek voor het Management team worden er communicatietrainingen verzorgd. Ook hier een paar specifieke workshops, zoals een toetsing van de leiderschapsstijl door de inzet van paardencoaching en een paar dagdelen worden besteed aan de theorie en de praktijk van het begrip teamoptimalisatie.

Een aantal problemen dienen op individueel niveau te worden opgelost. Zo krijgt 1 persoon een Burn out herstelprogramma. Een ander wordt begeleid door een Budgetcoach en er krijgt iemand ondersteuning door een Mantelzorgcoach. Gelet op de Wet Poortwachter krijgen 2 personen een 1e spoor traject begeleiding en 1 persoon een 2e spoor begeleiding/outplacement.

Resultaat

Al tijdens het onderzoek ontstaan er verbeteringen als direct gevolg van de positieve aandacht voor mensen en hun problemen.
Nadat Totaalcoaching opdracht heeft gekregen de gerichte oplossingen uit te voeren zijn de specialisten gestart met de teamopdrachten en de persoonlijke coachingstrajecten.

Na 2 maanden bleek er een forse stap gezet in de onderlinge communicatie. Meer begrip en bereidheid tot samenwerking. Verschillende interne werkgroepen zijn spontaan ontstaan om bepaalde problemen veel meer multidisciplinair aan te pakken.
Een persoon, die gestart is met een intensief programma om te herstellen van de Burn out, zal binnenkort weer een paar uur per dag gaan werken. De mensen met overspannings verschijnselen zijn inmiddels weer voor 50% aan het werk. Er is een goede start gemaakt met de herverdeling van taken en functies. Hierbij zijn ook al ideeën ontstaan over vacatures.
Een persoon heeft zijn conclusie getrokken en inmiddels de organisatie verlaten. Voor de mensen met een traject begeleiding spoor 1 is ruimte gevonden voor een nieuwe functie met passende taken. De persoon in het traject spoor 2 is nog bezig met een heroriëntatie op de arbeidsmarkt.

Na 4 maanden blijkt de ingezette verandering positief resultaat te hebben. Nog twee mensen hebben de organisatie vrijwillig verlaten. Vier nieuwe medewerkers zijn toegevoegd en lijken prima te passen in de nieuwe organisatie.
Voor het eerst sinds jaren was de volledige afdeling, inclusief Management en wethouder, aanwezig op de jaarlijkse bijeenkomst. Een  leerzame en sfeervolle bijeenkomst, welke positief heeft bijgedragen aan de werksfeer.

Na 6 maanden zijn de verhoudingen aanzienlijk verbeterd. Er is weer bevlogenheid in het team. Veel meer begrip onderling en op bestuurlijk niveau. Iedereen is weer bezig met de resultaten en niet meer met de onderlinge relationele problemen. Er wordt doelmatig en efficiënt gewerkt met voldoende ruimte voor leuke, innovatieve, zaken. Men is bereid elkaar aan te spreken op verbeteringen en helpen deze ook door te voeren.

INFORMATIE
terug naar boven

 

 zakelijk personage

Totaalcoaching / Industrieweg 13 A / 1521 NC Wormerveer / +31(0)757112820 / +31(0)620712438

KvK: 34211681
BIC: INGBNL2A
IBAN:NL78INGB0008016927
BTW: NL8134.29.286.B01